Jeffrey Bryant בשנים האחרונות אנחנו עדים לעלייה במודעות של בעלי עסקים להשפעה המשמעותית של בקרה תקציבית על סיכויי ההצלחה של העסק, ככל הנראה על רקע הנתונים המדאיגים בנוגע לשיעור פשיטות הרגל בישראל. עם זאת, נראה שעדיין עבור רבים בקרב הציבור הרחב, רב הנסתר על הגלוי בנושא זה וכן נראה כי ישנם רבים הבוחרים להתעלם ממנו, בדרך כלל על רקע חוסר מודעות לחשיבותו האדירה.
מה זה בדיוק בקרה תקציבית על קצה המזלג?
במשפט אחד קצר ופשוט ניתן לכתוב כי בקרה תקציבית היא שורה ארוכה של פעולות חשבונאיות, שמהותן השוואה בין ההכנסות, ההוצאות והביצועים בפועל לבין התקציב שנקבע מראש. מטרת הבקרה התקציבית לאפשר לבעל העסק לקבל החלטות בזמן אמת ולבצע שינויים בתוכנית בהתאם לצורך. ישנם לא מעט גופים עסקיים הפועלים בישראל, המאמינים כי די בהפקת דו"ח שנתי כדי להישאר עם יד על הדופק, אך תפישה זו רחוקה מאוד מהמציאות.
המעקב אחרי סך ההוצאות וסך ההכנסות צריך להתבצע באופן תדיר ושוטף כשתדירות המעקב משתנה בהתאם לאופי הארגון או העסק. כך, לדוגמה, ישנם גופים שעבורם די בחתך חודשי ולעומת זאת ישנם גופים שעבורם דווקא מעקב יומי קפדני יהווה את הבחירה הנכונה והחכמה ביותר.
מדוע מומלץ שלא לוותר על בקרה תקציבית?
כפי שציינו, ישנם בעלי עסקים רבים שבוחרים לוותר על נושא הבקרה התקציבית משום שהם מעוניינים לחסוך את השכר של אנשי המקצוע העוסקים בתחום. ברוב המוחלט של המקרים מדובר בתפישה שגויה ביותר שכן ללא מעקב צמוד אחר הביצועים של העסק, אין לתכנון הראשוני או לתקציב שנקבע מראש, כל משמעות. ישנו מגוון רחב ביותר של סיבות בגינן בקרה תקציבית היא עניין חשוב כל כך, אך מפאת קוצר היריעה, בחרנו להזכיר רק את החשובות ביותר בנקודות להלן:
• הבקרה משמשת ככלי יעיל להסקת מסקנות חכמות המסתמכות על נתוני אמת ולבנייה של תחזיות ריאליות יותר בעתיד.
• בקרה צמודה ומקצועית אחרי התקציב של הארגון מאפשרת לזהות טעויות אנוש, מעילות בכספים או כל בעיה אחרת בשלב מוקדם ככל האפשר.
• הבקרה התקציבית מהווה חלק בלתי נפרד מניהול מודרני תקין ואפקטיבי ותורמת במידה רבה מאוד לעמידה ביעדי התקציב ולהפקה של רווחים אופטימליים.
מהי העלות של בקרה תקציבית?
לא ניתן לספק נתונים מדויקים בנוגע לעלות בקרה תקציבית וזאת מכיוון שישנו מגוון רחב של פרמטרים המשפיעים על מחיר השירות. בין היתר מדובר על הפרמטרים הבאים:
• היקף המחזור השנתי.
• מספר העובדים.
• כמות התהליכים שיש לפקח עליהם.
• מכלול השירותים המבוקש (שירותים נוספים הנדרשים מעבר לבקרה התקציבית).
כך, לדוגמה, עלות בניית תקציב עבור עסק קטן עם מחזור שנתי של מיליון עד מיליון וחצי ₪ לכל היותר (עד 4 עובדים) נעה בין 250-500 ₪ (עבור שעת עבודה) ואילו הפקה חודשית של דו"חות תזרים מזומנים עבור עסק בסדר הגודל הזה בדרך כלל תעלה בין 1,000 ל-2,000 ₪ לחודש. עבור גופים גדולים יותר, בדרך כלל העלות של שירותי הנהלת חשבונות מהסוג הזה תהיה גבוהה יותר ויכולה לנוע גם בין 5,000-10,000 ₪ לחודש.
